Informace o zpracování osobních údajů
Vážení návštěvníci našich webových stránek,
věnujte prosím pozornost tomuto dokumentu, kde najdete všechny potřebné informace ohledně Vašich osobních údajů, které zpracovává společnost Daňová kancelář Kučera s.r.o., IČO: 11826100, se sídlem Mochovská 521/31, Praha 9, 198 00 (dále jen „Poskytovatel“) jakožto správce osobních údajů, v souvislosti s provozem webových stránek www.dk-kucera.cz (dále jen „Platforma“) a s uzavíráním smluv prostřednictvím Platformy (dále jen „Smlouva“). S jakýmikoliv otázkami nebo žádostmi týkajícími se ochrany soukromí a Vašich práv se na nás můžete kdykoliv obrátit prostřednictvím e-mailu: kucera@dk-kucera.cz
- Jaké osobní údaje, za jakým účelem a na jakém základě zpracováváme?
Osobní údaje v první řadě zpracováváme, abychom s Vámi mohli uzavřít a následně plnit Smlouvu. K tomu potřebujeme následující údaje:
- Identifikační údaje zákazníka (jméno, příjmení, případně IČO, DIČ a název firmy), případně jméno a příjmení osoby jednající v zastoupení zákazníka;
- Kontaktní údaje zákazníka (e-mail, telefonní číslo, fakturační adresa), případně kontaktní údaje osoby jednající v zastoupení zákazníka;
- v závislosti na způsobu platby číslo bankovního účtu a jiné platební údaje;
- informace z komunikace s Vámi, informace o uzavření a plnění Smlouvy.
Právním důvodem zpracování výše uvedených údajů je sjednání a plnění smlouvy mezi Poskytovatelem a zákazníkem. Bez těchto údajů nemůže Poskytovatel Smlouvu se zákazníkem uzavřít a následně plnit.
V odůvodněných případech zpracováváme osobní údaje i na základě právního titulu, kterým je ochrana našich oprávněných zájmů. Vždy však důsledně posuzujeme a dbáme, aby zájem na zpracování Vašich údajů za tímto účelem nepřiměřeně nezasáhl do Vašeho soukromí. V případě uzavírání smlouvy se zákazníkem elektronickými prostředky uchováváme data nezbytná k identifikaci zákazníka coby smluvní strany, abychom měli k dispozici časové razítko jako důkaz o uzavření smlouvy a o souhlasu s našimi obchodními podmínkami v konkrétním znění. Dále osobní údaje zpracováváme pro účely ochrany našeho oprávněného zájmu, kterým je zajištění možnosti naší obrany v rámci případných právních sporů, řízení před soudem či při kontrolách ze strany státních orgánů nebo jiných orgánů veřejné správy (typicky ČOI apod.). Údaje zpracováváme, abychom byli schopni v případě potřeby prokázat, že jsme jednali v souladu s našimi smluvními povinnostmi a právními předpisy.
V rámci ochrany našich oprávněných zájmů zpracováváme i data návštěvníků Platformy pro účely analýzy jeho užívání a jeho dalšího zlepšování. Pro tyto účely sbíráme a dále zpracováváme data jako je IP adresa, datum a čas přístupu na Platformu, využívání jejích funkcí, informace o internetovém prohlížeči či používané zařízení či nastavení jazyka.
Osobní údaje musíme dále zpracovávat, neboť je to nezbytné pro plnění našich povinností, které nám ukládají právní předpisy. Osobní údaje pak zpracováváme v rozsahu vyžadovaném příslušnými právními předpisy v souvislosti s naší povinností vést účetnictví a při plnění souvisejících daňových povinností, případně pak pro plnění povinností uložených zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
Našim zákazníkům, u kterých jsme získali jejich e-mail a/nebo telefon v souvislosti s uzavřením Smlouvy, nebo osobám, které se samy přihlásily k odběru našich newsletterů a za tímto účelem nám sdělili svůj e-mail a/nebo telefon, zpracováváme tyto osobní údaje za účelem zasílání informací a novinek o našich službách či výrobcích. V případě, že od nás nechcete tyto zprávy dostávat, máte možnost se kdykoli z jejich odběru zdarma odhlásit. Možnost tak učinit je vždy uvedena v každém takovém zaslaném newsletteru. V případě, že tyto zprávu vůbec nechcete dostávat, kontaktujte nás na e-mailu uvedeném výše.
- Od koho osobní údaje dostáváme a komu je předáváme?
Osobní údaje získáváme primárně od Vás. Jste povinni nám poskytovat pouze přesné údaje a pokud se Vaše osobní údaje změní, musíte údaje aktualizovat. Automatizovaně získáváme údaje, které vzniknou Vaší aktivitou v rámci Platformy.
Ke zpracování Vašich osobních údajů využíváme následující zpracovatele:
- Zaměstnanci společnosti Daňová kancelář Kučera s.r.o.
- Osobní údaje mohou být předány též našim obchodním partnerům, kteří vystupují vzhledem k Vašim osobním údajům coby samostatní správci osobních údajů. Jedná se zejména o provozovatele účetního a daňového softwaru.
- Osobní údaje mohou být předány orgánům veřejné správy za účelem výkonu jejich zákonných oprávnění.
- Osobní údaje nejsou předávány do zemí mimo EU, není-li výše uvedeno jinak.
- Jak zpracováváme osobní údaje?
Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně v souladu s příslušným účelem, kde je nezbytné či vhodné manuální zpracování. Při správě Vašich dat mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás pracující, a to mimo jiné za účelem odstraňování chyb, nepřesností apod. Tyto osoby však mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.
Osobní údaje mohou být zpracovávány v elektronické podobě automatizovanými prostředky, a to konkrétně v rámci systému zajišťujícího chod Platformy nebo systémy jednotlivých zpracovatelů, jak jsou uvedeni výše.
Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti a na Vás soukromý a osobní život.
- Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?
Osobní údaje zpracovávané pro účely uzavření a plnění smlouvy se zákazníkem zpracováváme po dobu trvání dané smlouvy. I po ukončení smlouvy se zákazníkem zpracováváme osobní údaje pro ochranu našich oprávněných zájmů (tedy obrana před případnými nároky zákazníků nebo třetích stran, a to i před soudem) po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt, které mohou v České republice trvat až po dobu 15 let od vzniku relevantní události. V této souvislosti zpracováváme Vaše identifikační údaje (jméno a příjmení) a kontaktní údaje (e-mail, telefon) a údaje o plnění smluv s Vámi. Typicky je tato doba 5 let od ukončení smlouvy. Informace o užívání Platformy pro účely analýzy jejího užívání a jeho zlepšování zpracováváme pro ochranu našich oprávněných zájmů po dobu 2 let.
Osobní údaje zpracované z titulu našich zákonných povinností zpracováváme ve lhůtách stanovených těmito zákony. Osobní údaje, které vyžaduje právní předpis (typicky fakturační údaje a informace o poskytovaném plnění), musíme zpracovat pro účely účetnictví a plnění daňových povinností (event. pro účely archivace). Doba zpracování je 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Potřebné osobní údaje archivujeme v souladu s požadavky zákona o archivnictví.
Obchodní sdělení, jak je uvedeno výše, zasíláme, dokud se neodhlásíte. Možnost odhlášení je uvedena v rámci každého zaslaného sdělení a je zdarma. Odhlásit se lze kdykoli i prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného výše.
- Jaká máte práva?
Prvořadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech nosičů Vašich osobních údajů a poskytnutí seznamu zpracovávaných osobních údajů.
Vždy Vás budeme informovat o:
- účelu zpracování osobních údajů;
- osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji;
- povaze automatizovaného zpracování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů;
- příjemci, případně kategoriích příjemců;
- plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby;
- veškerých dostupných informací o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás.
Mezi Vaše další práva patří:
- požádat nás o vysvětlení;
- požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut);
- požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili;
- podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7;
- vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají.
- Jak vaše osobní údaje chráníme?
Vaše údaje chráníme, k čemuž slouží následující prostředky zabezpečení: Antivirové ochrany, firewally, šifrování, autorizační údaje, fyzické prostředky zabezpečení.
Poučení klienta o opatření proti prací špinavých peněz (AML)
Poučení klienta je činěno v souladu se zákonem č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „AML“).
Společnost Daňová kancelář Kučera, s.r.o., se sídlem Mochovská 521/31, Praha 9, 198 00, IČO: 11826100, (dále jen „Daňová kancelář“) je společností oprávněnou k výkonu daňového poradenství podle zákona č. 523/1992 Sb., o daňovém poradenství a Komoře daňových poradců České republiky, ve znění pozdějších předpisů, a k činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence podle zákona č. 455/1991 Sb., o
živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění pozdějších předpisů.
Dle AML je Daňová kancelář povinnou osobou a jako taková je povinna provádět opatření dle AML a dalších právních předpisů, mimo jiné pak provádět identifikaci a kontrolu klienta. V souladu s tímto účelem je Daňová kancelář povinna shromažďovat a uchovávat osobní údaje klienta a pořizovat kopie dokladů, z nichž tyto údaje ověřila.
1. Rozsah zpracovávaných osobních údajů
Zpracovávána jsou všechna jména a příjmení, titul, rodné číslo, datum narození, místo narození a pohlaví, trvalý nebo jiný pobyt a státní občanství, povolání, číslo průkazu totožnosti, fotografie z průkazu totožnosti a další údaje obsažené na průkazu totožnosti. V případě podnikající fyzické osoby pak dále také údaje o její obchodní firmě, odlišujícím dodatku nebo dalším označení, sídle a identifikačním čísle osoby. Zpracovávány mohou dále být další kontaktní údaje, zejména telefonní číslo a emailová adresa, a další údaje získané v rámci kontroly a průběžné kontroly klienta a dalších povinností dle příslušných ustanovení AML.
2. Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu deseti (10) let po ukončení příslušného smluvního vztahu s klientem či po ukončení poskytování právních služeb.
3. Účel zpracování osobních údajů
Účelem výše popsaného zpracování osobních údajů je plnění povinností Daňové kanceláře plynoucích z AML a souvisejících právních předpisů v oblasti boje proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.
4. Práva subjektů údajů
Subjekt údajů má právo na přístup, opravu, omezení a výmaz zpracovávaných údajů v souladu s příslušnými právními předpisy, ledaže by v konkrétním odporovalo požadavkům právních předpisů, kterými je Dáňová kancelář vázána.
5. Poučení předávání osobních údajů
Osobní údaje budou předávány třetím osobám pouze za podmínek stanovených dle AML a dle podmínek stanovených právními předpisy upravující ochranu osobních údajů.
6. Orgán dozoru
Orgánem dozoru v oblasti ochrany osobních údajů je Úřad pro ochranu osobních údajů.
7. Kontaktní osoba
Kontaktní osobou pro účely plnění povinnosti dle AML je Natálie Haruštiaková, kterou je možno kontaktovat na emailové adrese ucetni@dk-kucera.cz.
Vnitřní oznamovací systém
Vnitřní oznamovací systém společnosti Daňová kancelář Kučera s.r.o., se sídlem Mochovská 521/31, Praha 9, 198 00, IČO: 11826100 (dále jen „VOS“) je zřízen za účelem oznamování možných protiprávních jednání dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon“) a zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“).
VOS je určen zaměstnancům Společnosti a ostatním fyzickým osobám, které se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností dozvěděli o protiprávním jednání, které:
- má znaky trestného činu,
- má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
- porušuje Zákon nebo porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti vymezené v § 2 odst. 1, písm. d) Zákona.
Hlavním cílem ochrany oznamovatelů je umožnit odhalovat protiprávní jednání odehrávající se na pracovišti nebo při výkonu pracovní (či jiné obdobné) činnosti. Oznámení může podat fyzická osoba, která vykonává či vykonávala práci nebo jinou obdobnou činnost dle Zákona, v jejíž souvislosti oznámení podává. Fyzická osoba, která je zaměstnancem Společnosti nebo která je pro Společnost činná jinak než v základním pracovněprávním vztahu, může podat oznámení i anonymně.
Společnost vylučuje z podání oznámení osoby, které pro Společnost nevykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost dle ust. § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) Zákona, s výjimkou osob, které jsou oprávněny podat oznámení podle AML zákona.
Příslušná osoba pověřená k přijímání a prošetření oznámení:
Ing. Natálie Haruštiaková, e-mail: whistle@dk-kucera.cz
Oznámení je možné podat prostřednictvím VOS:
- písemně e-mailem na e-mailovou adresu: whistle@dk-kucera.cz, kterou jsme zřídili výhradně k přijímání oznámení dle Zákona. Doporučujeme oznámení označit stupněm důvěrnosti „přísně důvěrné“
- písemně poštou na adresu: Daňová kancelář Kučera s.r.o., se sídlem Mochovská 521/31, Praha 9, 198 00 Na obálku prosím uveďte text: „Pouze k rukám Příslušné osoby“
- ústně – osobně na žádost oznamovatele po předchozí domluvě. Příslušná osoba je povinna přijmout oznámení osobně v přiměřené lhůtě (nejdéle však do 14 dnů od žádosti).
Oznamovatel může podat své oznámení také prostřednictvím externího oznamovacího systému zřízeného Ministerstvem spravedlnosti (vyjma oznámení porušení povinnosti dle AML zákona) nebo Finančnímu analytickému úřadu.
Po obdržení oznámení bude oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě 7 dní od jeho podání. O výsledcích prošetření a posouzení oznámení bude vyrozuměn do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení příslušná osoba oznamovatele písemně vyrozumí před jejím uplynutím.
Všechny informace, které budou oznámeny prostřednictvím VOS, včetně osobních údajů získaných přímo od identifikovaného nebo identifikovatelného oznamovatele, budou považovány za důvěrné a bude s nimi nakládáno v souladu se Zákonem.
